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Roles de usuarios

Rol de usuario

Con un rol puedes identificar a un grupo de usuarios a la vez, ya sea desde privatizar una sección de tu proyecto para que solo puedan acceder usuarios con ese rol, como enviar una notificación a ese grupo.


Los roles cuentan con los siguientes campos:

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Nombre

El cual será por el que identificarás al rol dentro del proyecto.


Máximo

Aquí se puede indicar si quieres limitar el número de usuarios que pueden pertenecer a dicho rol.

En caso de querer usarlo solo es necesario que el valor sea mayor de 0, mientras que cuando su valor es 0 no tiene límite de usuarios.

Al estar activo, cuando un usuario intente registrarse en una opción que pertenezca a dicho rol, si el máximo se ha superado, el sistema bloqueará la opción y dará un mensaje de aforo completo.


Código

Este es el código de rol, el cual es único por proyecto y nos permite identificar roles aunque tengan nombres iguales.

El código de rol se genera automáticamente por el sistema cuando se crea el rol, esté no se puede modificar.


Descripción

Puedes indicar una breve descripción para el rol.


Color

El rol tiene asociado un color, lo puedes modificar para identificar identificar los roles por colores o incluso para personalizar las acreditaciones, pues se puede personalizar el cuadro donde sale el rol para identificarlas a simple vista.


Categoría

Los roles pueden agruparse por categorías o tags, para poder ver esta opción es necesario tener algún tag creado, de lo contrario se ocultará.


Email de notificación

En la parte inferior aparece un campo para poder asociar email, esto es para que llegue una notificación cuando se canjee la invitación en un módulo de inscripción. 

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


Incluir este rol en las exportaciones a excel

Cuando se exporte los roles solo aparecerán los roles que tengan este check activo, el resto se ignorará.

La exportación de roles se explicará más adelante.


Administrar

Este botón te permite acceder al panel de administración de un código de invitación.

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


Eliminar

Al pulsar sobre el botón rojo con una papelera se borrar el rol, tanto de este panel como de todos los usuarios.


Gestionar

Desde esta pestaña podrás gestionar los roles de usuario.

- Si la lista de roles es muy larga puedes filtrar por tag o categorías, o buscar directamente por el nombre o código.

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- La notificación masiva sirve para avisar a los correos asociados a los roles el consumo que disponen, esto esta pensado para el sistema de invitaciones.

La gestión del sistema de invitaciones se explicará más adelante.


- Para añadir un nuevo rol es necesario pulsar sobre añadir nuevo y rellenar los campos necesarios.

Sistema de invitaciones

El sistema de invitaciones sirve para que un rol se pueda asociar a una entidad y dicha entidad reparta invitaciones a los usuarios, que se inscribirán gracias a esa invitación.


Notificación masiva

Para comunicar a la vez a todas las entidades de su código de invitación, será necesario hacer una notificación masiva, el sistema les mandará una email con un enlace a su gestor de invitaciones.

Los email se mandarán a las direcciones que estén asociadas a los roles.

Para ver como modificar este email, ir a la ayuda: Configuración > Email > Plantillas

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Acceder al gestor de invitaciones

Para acceder al gestor de invitaciones tendrás que pulsar sobre el botón Administrar del rol que quieras gestionar.

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Gestor de Invitaciones

En este panel será desde donde la entidad gestione los usuarios que van consumiendo su código.

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En el gestor de invitaciones lo primero que puedes observar es un informe del consumo sobre dicha invitación.


En formularios de inscripción disponibles el sistema te mostrará en que formularios se puede canjear el código, así como un botón, el cual genera un enlace para pasarlo a los usuarios que vayan a canjear el código, pues con ese enlace el código se rellenará solo.

Para ver como configurar un formulario y permitir que se canjee un código de invitación ver la ayuda de Funcionalidades > Congresos y eventos > Inscripciones > Código de rol.


Al final del panel puedes observar los usuarios que han utilizado la invitación, con una información breve sobre sus datos.


Email de invitación

Cuando un usuario canjea un código de invitación recibe un mail en el cual indica que la invitación ha sido realizada gracias a la entidad asociada al rol junto con las credenciales de acceso.

En el email en vez de aparecer el nombre del rol, aparece la descripción, para que internamente podamos usar un nombre, pero en el email que recibe el usuario ponga algo personalizado.

Para ver como modificar este email, ir a la ayuda: Configuración > Email > Plantillas

Estado actual

En esta pestaña puedes observar un informe global de los roles de usuario.


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Puedes observar una gráfica en la cual se ve el total de usuarios que tiene el proyecto y la cantidad de usuarios que tienen cada uno de los roles.

En la tabla del final se pueden ver todos los roles del proyecto con su código, numero de usuarios, aforo y cuota restante en caso de que tengan.

Informe de consumos

Aquí verás con una barra de progreso el consumo de los roles.


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Para ello los roles que aparecerán solo van a ser los que tengan un límite de usuarios.

Esta pestaña mostrará indistintamente roles normales de roles de códigos de invitación.

Evolución temporal

En esta pestaña puedes observar un informe con el tiempo en el que se han ido asociando los roles a los usuarios, solo aparecerán los roles que pertenezcan a una categoría o tag.


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Esta tabla también se puede exportar en formato excel pulsando en el botón Exportar datos.

Tags

En los tags puedes crear categorías para organizar los roles de tu proyecto, de esta forma después podrás filtrar por tags en la lista de roles, así como poder utilizar la evolución temporal.

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Exportar

Aquí puedes exportar todos los roles a los cuales hayas activado el check para permitir la exportación.


En el fichero de excel vendrán detallados:

- Nombre

- Código

- Descripción

- Enlace para la gestión de invitaciones

- Máximo de usuarios

Formaciones realizadas

Puedes consultar siempre que quieras, las sesiones de formación realizadas hasta la fecha