La importación de usuarios consiste en una carga masiva de usuarios en el directorio del proyecto, usando una hoja de excel. Esta funcionalidad es ideal para cuando se necesitan cargar varios usuarios de forma rápida y eficiente.
Para realizar la importación, es necesario descargar la plantilla de ejemplo que facilita la plataforma, y rellenarla con los datos de los usuarios que se quieran dar de alta en el proyecto.
A continuación, se muestra el listado de las columnas admitidas, que podrán integrar el fichero excel:
Es importante leer detenidamente la siguiente información para poder garantizar una importación correcta a la plataforma.
Resumen de normas que deberán tenerse en cuenta para realizar una importación exitosa:
- Las columnas marcadas en rojo son obligatorias.
- El resto de columnas no son obligatorias y pueden obviarse sino se desea envia
- Cualquier columna no admitida en el listado, aunque puede estar presente en el fichero, será ignorada.
- El orden de las columnas no es relevante, pero si es importante que el nombre de la columna coincida con el especificado.
- Los campos de tipo fecha deben seguir el formato dd/mm/aaaa.
- Sino se especifica ninguna clave, el sistema autogenerará una clave aleatoria segura.
- Si se sobrepasa la cuota máxima de usuarios del proyecto, no se importarán los usuarios excedentes de cuota.
- Se enviará un email con un reporte de la importación a su dirección de correo electrónico:
- Si desea generar un email falso, aleatorio y único, puede especificar el valor "generate" en la columna email
- Si desea definir al usuario como tipo empresa, añada un valor a la columna TIPO_EMPRESA, en caso de ser tipo persona, esta columna deberá dejarse en blanco
- En el campo RELACIÓN, puede incluir el email de un usuario presente previamente en el directorio, con el que desea establecer una relación con el usuario importado. Sino desea crear relación, simplemente ignore o no incluya dicho campo.
En el apartado de Fichero excel a cargar, selecciona tu fichero cumplimentado con los datos de la importación. Recuerda que el formato de este documento debe ser (.xls o .xlsx):
IMPORTANTE: Antes de hacer click sobre el botón "Importar" presta atención a las distintas opciones de configuración que mostramos a continuación:
CONFIGURACIÓN: Roles / Códigos de invitación / Resolución de conflictos / Notificación Email
A la hora de importar usuarios de forma masiva, debemos tener en cuenta no solo el fichero que subimos a la plataforma, sino la configuración disponible:
Configuración Roles en importación masiva de usuarios:
- Roles: se podrá elegir los roles del proyecto (previamente configurados) que se quieran asignar a los usuarios importados. Todos los usuarios que estemos importando en el sistema, se integrarán con el/los rol/es seleccionados en este paso; es importante tener en cuenta que, todos los usuarios importados tendrán asignado/s el rol o roles seleccionado/s aquí.
* Ejemplo Rol creado previamente:
Configuración Código de invitación en importación masiva de usuarios:
- Código de invitación: también se puede elegir un código de invitación (generado previamente a partir de un rol) y este se incluirá en el mensaje de bienvenida que se enviará al usuario. También se asignará el rol correspondiente a este código de invitación por defecto al usuario creado.
* Ejemplo Código de invitación creado previamente:
Configuración Inscripción en importación masiva de usuarios:
- Inscripción: al activar este check, se generará de forma automática una inscripción a los usuarios que estén siendo importados. En caso de no activar esta funcionalidad, los usuarios creados no tendrán asignaada una inscripción, solamente constarán en el directorio de usuarios con su ficha de datos.
Configuración Resolución de conflictos en importación masiva de usuarios:
- Resolución de conflictos: en este apartado definimos cómo debe comportarse el sistema, en caso de encontrar un usuario en la importación, que ya existe en el directorio del proyecto en el momento de la carga. De este modo, se podrá elegir entre la opción de actualizar los datos del usuario ya existente en el directorio, con los datos de importación del excel que estamos cargando, o simplemente, ignorar la información que estamos subiendo y mantener los datos del usuario existente en el directorio tal cual están. Por defecto, si no se marca ninguna opción, los usuarios ya existentes en el directorio, serán ignorados y no actualizados.
Resolución de Notificación Email en importación masiva de usuarios:
- Notificación Email: esta opción nos permite enviar un correo electrónico al usuario cuando se hayan gestionado los cambios, y además, se puede elegir notificar a una dirección de correo concreta de cada email enviado.
Si a la hora de enviar una notificación vía email, decidimos escoger la opción de personalizar el correo que vamos a enviar a los usuarios, en lugar de utilizar el email de registro del sistema que se envía por defecto, podremos configurar nuestro nuevo mensaje aquí mismo:
Una vez revisadas todas las opciones, ahora sí, recomendamos terminar la acción masiva de carga de usuarios, haciendo click sobre el botón final "Importar".
