Desde el área de Gastos, a la que accederemos desde Menú lateral > Finanzas > Gastos, la plataforma ofrece la oportunidad de gestionar todos los gastos asociados al proyecto, así como, acceder a la configuración disponible.

En la pestaña principal se podrá consultar un resumen de KPIs (gastos, ticket medio, importe neto e impuestos) sobre el contenido registrado. Estos datos podrán ser filtrados en base a distintos parámetros para consultar información detallada.

INFORMACIÓN DESTACADA

Filtros disponibles:

- Por Fecha inicial/ Fecha final

- Por Tag (etiquetas creadas previamente desde Finanzas > Configurar > Tags)

- Por Forma de pago: efectivo, transferencia, domiciliación y TPV)

- Por Estado: Pendiente (rojo) o Abonada (verde)

- Búsqueda por usuario, nombre de conceptos, etc.

ACCIONES MASIVAS

Este área también cuenta con la posibilidad de ejecutar acciones masivas, facilitando la gestión manual de ciertas acciones. Antes de elegir la acción masiva del desplegable de opciones, será necesario seleccionar en el margen izquierdo, cada una de las facturas sobre las que será necesario aplicar la gestión.

PASOS A SEGUIR PARA APLICAR ACCIONES MASIVAS

PASO 1. Seleccionar gastos (check azul en margen izquierdo) sobre las que aplicar la acción masiva que será elegida en el siguiente paso:

PASO 2. Elegir la acción deseada entre las disponibles en el desplegable:

PASO 3. En función de la opción elegida, al lado de las opciones de Acciones masivas, aparecerá una opción que permitirá, definir la información adicional necesaria para llevar a cabo el cambio y su confirmación.

NUEVOS GASTOS

Desde este área también será posible añadir nuevas Gastos de forma manual.

Es importante configurar previamente todos los datos de facturación en Finanzas > Configurar.

AÑADIR GASTO

HISTÓRICO DE GASTOS

Conforme se vayan generando documentos quedarán recogidos en la pestaña principal.

Al añadir un nuevo gasto, el sistema muestra la pestaña de configuración y edición del archivo. Al acceder encontraremos los principales campos del documento, y en la parte superior un menú con distintas opciones que permitirán cualquier gestión.

EDICIÓN INFORMACIÓN

- CONFIGURACIÓN GENERAL

Desde esta sección será posible personalizar manualmente los principales datos que quedarán reflejados en el sistema para dicha factura.

• REFERENCIA: correspondiente a la serie establecida para gastos.
• FECHA: corresponde con la fecha de emisión del documento.
• PAGO: forma de pago asignada.
• ESTADO: estado de pago de los gastos. Podrá ser editado seleccionando aquí el estado deseado, o bien haciendo click sobre la bolita de color de estado que aparece en la factura, en el área de histórico de facturas, al hacer click en este punto, se abrirá una ventana emergente que permitirá continuar o cancelar el cambio de estado.

- Cambio de estado desde la opción interna de la factura, seleccionando el estado en el desplegable:

- Cambio de estado desde el histórico de los gastos, haciendo click sobre el estado:

• TAG / CATEGORÍA: pudiendo marcar y categorizar los presupuestos en base a las categorías creadas previamente desde el área de configuración.

- AÑADIR DATOS DE FACTURACIÓN DEL CLIENTE

• En el apartado de los Datos del cliente se ofrece la opción de vincular la factura con los datos de un usuario existente en el Directorio del proyecto. 
• Al hacer click sobre la opción "Vincular", aparecerá un menú lateral donde se podrá buscar el usuario por nombre o email.

- AÑADIR VENCIMIENTOS

Cabe la posibilidad de definir vencimientos asociados al gasto. En caso que no aplique, se dejará el campo en blanco.

- CONCEPTOS DE LAS PARTIDAS DE GASTO

 Al igual ocurre con el Concepto, usando la búsqueda, será posible seleccionar aquel producto o servicio que se haya definido previamente en el área de Finanzas > Productos; o bien, añadir como concepto la información de inscripciones o usuarios del proyecto.

Los conceptos integrados en el documento, podrán ser creados, editados, borrados y organizados en el orden que se prefiera (arrastrando cada bloque del concepto a la localización deseada).

OPCIONES DE GESTIÓN MENÚ SUPERIOR

• EDITAR: pestaña para editar el contenido del gasto.
• FICHERO ADJUNTO: Adjuntar un fichero con información relacionada.
• CLONAR: se creará una copia de la factura, incrementando la serie de facturación actual y la fecha actual de creación presente.

• ELIMINAR: la eliminación del documento es una acción irreversible y no podrá recuperarse. Es importante saber que si se elimina un gasto, provocará un salto en la serie de facturación. 

Es importante saber que si se elimina un gasto, se registrará un salto de serie en la facturación.

En la serie de facturación, al haber eliminado el gasto G2022-0004, saltamos de G2022-0003 a G2022-0005:

El único caso en el que se podría eliminar un gasto sin provocar salto de serie, sería en el caso de borrar el último gasto registrado en el sistema, ya que al ser el último, no se rompería la serie de referencia y el siguiente documento que se crease tras el borrado, continuaría la serie correctamente.

En el balance financiero, se mostrará un gráfico con la evolución temporal de gastos realizados, categorizados por tags.