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Bienvenid@ al centro de atención a usuarios, ¿Cómo podemos ayudarte?
El Directorio de usuarios permite visualizar un listado de todos los usuarios que forman parte del proyecto, a este área accederemos desde Menú lateral > Usuarios > Directorio
Es importante no confundir los usuarios del Directorio, que serán aquellos que podrán acceder a nuestro Sitio web y/o APP con sus propias credenciales, con los usuarios Colaboradores definidos en el sistema con acceso al panel de configuración del proyecto.
Al acceder a esta sección, encontraremos un resumen con los indicadores globales del Directorio. Aquí será posible consultar información sobre el número total de usuarios y su actividad.
Desde este área, además será posible trabajar con la información, segmentándola en función de nuestras necesidades de consulta.
Para ello se utilizarán los distintos parámetros de filtrado disponibles en el siguiente bloque:
Una vez se define la información a mostrar, los resultados se actualizarán en base a lo establecido.
A continuación, aparecerá el listado de usuarios correspondientes a los resultados.
Cada usuario, mostrará por defecto la siguiente información, para acceder a su ficha y consultar más detalles, será necesario hacer click sobre el nombre del usuario y acceder.
OPCIONES DISPONIBLES
1. Acciones masivas:
Las acciones masivas resultan muy útiles a la hora de aplicar una misma acción sobre varios usuarios, sin necesidad de tener que hacerlo de manera individual.
Todos los usuarios del Directorio podrán ser seleccionados en el margen izquierdo con un check. Una vez se definen estos usuarios, podremos dirigirnos a la opción "Acciones masivas" y elegir en el desplegable la acción a aplicar sobre ellos.
Destacamos algunas de estas acciones: Activar / Inactivar / Eliminar cuentas, Actualizar fecha de expiración, idiomas o roles, Habilitar / Deshabilitar Newsletter / Enviar correo con credenciales, etc.
2. Columnas:
Desde esta opción de configuración podremos definir qué información visualizar de los usuarios sin necesidad de acceder a su ficha.
Estos datos serán mostrados en distintas columnas den el Directorio y corresponderán con datos de consulta recurrente, que permitirán agilizar el trabajo dentro del proyecto. Por defecto se muestran los siguientes campos:
- Nombre completo
- Fecha de actualización de los datos del usuario
- Fecha de expiración de la cuenta del usuario
- Roles asignados
- Email (nunca podrá existir en el directorio dos usuarios registrados con el mismo correo, ya que este dato representa el identificador único del usuario en el proyecto)
3. Opciones de filtrado:
La ficha de usuario cuenta con un menú superior, que permitirá acceder directamente a información relevante asociada con el usuario.
Cada una de las pestañas de dicho menú, nos permitirá acceder a un contenido concreto relacionado con secciones incluidas en la configuración del proyecto, (módulos añadidos en la parte de Contenido).
Así, si un proyecto cuenta con un módulo de Revisión científica, tendrá la posibilidad de acceder desde aquí a las comunicaciones enviadas por el usuario. Del mismo modo, en caso de contar con un módulo de acreditaciones, se podrá consultar en su ficha la acreditación personalizada.
MENÚ SUPERIOR FICHA DE USUARIO
EDITAR: En esta pestaña será posible modificar toda la información asociada a un usuario, pudiendo diferenciar entre datos personales, fiscales, datos de acceso o seguridad. Dentro de esta configuración, existirá una categoría diferenciada para cada una de estas familias de datos.
DATOS PERSONALES
En la pestaña "Editar" también será posible definir el valor de los campos auxiliares (OTROS: Intolerancias, Ponencias, o cualquier otro dato adicional de interés) creados previamente, o bien, configurar la recepción de emails a través de envío de Newsletter:
DATOS FISCALES
Se podrán definir los datos de facturación, incluso podrán ser copiados de la pestaña de datos personales para agilizar la cumplimentación de dichos campos, en caso coincidan.
DATOS DE ACCESO
Se podrán definir los datos de acceso personal del usuario al Sitio web / APP, pudiendo editar la contraseña y correo registrados como credenciales de autenticación. Además se podrán realizar acciones relacionadas con el registro del usuario, como reenviar el email de bienvenida, inactivar la cuenta del usuario, o establecer una fecha de caducidad (esta aplicará en caso de definición de Membresías en el proyecto).
Desde este área también será posible acceder al proyecto, con la cuenta del propio usuario.
Para ello, basta con activar o desactivar el check al lado del nombre del rol correspondiente y guardar los cambios aplicados y/o asignar la fecha de expiración deseada en el campo habilitado para ello en el margen derecho.
ROLES CONFIGURADOS
Del mismo modo que en la pestaña "Editar" contábamos con distintas áreas de configuración, en el área "Roles", contaremos con un propio menú superior que permitirá desplazarnos entre las funcionalidades disponibles.
Pudiendo así registrar al usuario en listas de espera de roles concretos habilitados para ello, o definir relaciones con con otros usuarios del Directorio.
En este caso, el área cuenta con una estructura de menú superior, a través de la cual podremos navegar, para acceder a las distintas gestiones de comunicación:
NOTIFICACIONES PUSH
Aquellos mensajes de tipo notificación push que recibirá el usuario en los dispositivos donde tenga instalada la APP.
A la hora de configurar el mensaje, será posible definir el contenido y enlace de este mensaje.
Al acceder a esta opción, será posible redactar un email para enviar directamente al usuario.
También será posible utilizar cualquier de las plantillas definidas previamente desde Menú lateral > Configurar > Email > Plantillas.
Al acceder a esta sección, se abre una ventana emergente que permite enviar al usuario de forma individual un mensaje vía WhatsApp, pudiendo utilizar cualquier plantilla creada previamente, o bien, definiendo el mensaje en el campo contenido.
Las plantillas podrán crearse desde Menú lateral > Configurar > WhatsApp > Plantillas
VIDEOCONFERENCIA
El sistema permite la conexión por videollamada con los usuarios del proyecto. Al acceder a esta opción e incluir la videollamada desde la propia ficha del usuario, se mostrará un mensaje con instrucciones y se abrirá la videollamada en una nueva pestaña, aprovechando todo el espacio de la pantalla.
ASIGNAR PACK DE RECORDATORIOS
Desde el Directorio será posible asignar packs de recordatorios a un usuario concreto de forma manual. Para ello, será necesario elegir el pack de recordatorios asignar y la fecha a partir de la que deben programarse los avisos.
Será necesario previamente, añadir al contenido del proyecto un módulo de tipo Recordatorios y configurarlos en esta sección para poder asignarlos desde la ficha del usuario.
PROGRAMADOS
En este área, tendremos la posibilidad de consultar y gestionar recordatorio programados. Es muy importante diferenciar las dos opciones disponibles en el margen derecho de cada envío programado.
Opción 1: (Icono papelera): eliminación del envío del correo a este usuario (manteniendo el resto de envíos).
Opción 2: eliminación del envío de la campaña completa.
ENVIADOS
Desde esta sección, será posible consultar y gestionar los mensajes enviados al usuario. Al acceder se mostrará un resumen global de todas las comunicaciones, reflejando los KPI's más relevantes. Además será posible aplicar filtros para poder ver la información segmentada.
INFORME
Esta sección permite analizar de forma global información sobre los emails y notificaciones compartidas con el usuario, pudiendo así medir el impacto realizado.
Desde el área de Facturación de la ficha de usuario, se podrá consultar de forma directa: facturas, presupuestos o gastos vinculados.
Al hacer click sobre cada documento, se accederá directamente, pudiendo gestionar, descargar y editar lo necesario.
A través del menú superior de la sección, el panel permite cambiar de una categoría a otra.
INGRESOS
PRESUPUESTOS
GASTOS
Desde este área es posible consultar las entradas y salidas registradas por el usuario, así como, añadir o eliminar nuevos registros de cualquier tipo (presencial / virtual).
En caso que no se cuente con ningún registro:
Resumen de registros:
A la hora de añadir registros manuales, para poder vincular el acceso a una sección del proyecto, será necesario que esta esté configurada correctamente desde las opciones de visibilidad del módulo.
CONFIGURACIÓN DE UN REGISTRO MANUAL
En el campo "SECCIÓN" se definirá la sección a la que vincular el acceso, pudiendo elegir entre todas aquellas secciones del proyecto que tengan habilitado el control de acceso:
Configuración Opciones Visibilidad / Control de accesos de un módulo:
Al configurar las secciones, en el desplegable podremos elegir las opciones disponibles:
En caso contrario, si no permite elegir ninguna Sección, aparecerá un mensaje de error que no permitirá avanzar en la configuración:
Mensaje de error que se mostrará en pantalla al guardar el registro:
En función de los módulos que se habiliten en el área de contenido del proyecto, desde la ficha de usuario se podrá acceder a distintos accesos directos, que serán creados automáticamente, y que permitirán consultar, descargar y reenviar la información vinculada al usuario.
Módulos como acreditaciones o certificados, permite acceder directamente a los documentos de cada usuario, y permitirá además, que el usuario pueda acceder a estos documentos de forma autónoma desde su área privada, en caso que se quiera permitir.
ACREDITACIONES
En el margen superior derecho de este área, la plataforma dispone de un botón que permitirá el envío del documento al usuario vía email.
Al seleccionar esta opción, aparecerá un mensaje emergente en pantalla para verificar la acción de envío:
CERTIFICADOS
En el caso del módulo de certificados, las opciones de gestión, serían las mismas que en acreditaciones, pero aplicando sobre la información correspondiente.
Desde este apartado, además será posible elegir el certificado que se quiere generar para el usuario, en caso que en el proyecto se cuente con distintos módulos de tipo certificado (diploma, certificado de asistencia, certificado de participación, etc.).
Desde la ficha del usuario, se podrá consultar las comunicaciones presentadas por el usuario en el módulo de Revisión científica como autor.
En caso que el usuario no haya presentado aún ninguna comunicación, este aparatado aparecerá vacío, ya que el sistema no cuenta con información vinculada.
En caso de utilizar en el proyecto en el módulo de tipo "Informe", en la ficha de usuario se habilitará automáticamente un apartado para poder gestionar de forma directa el contenido desde este acceso directo.
De este modo se podrá compartir información con el usuario a través de su área privada.
