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Todos los proyectos cuentan con la posibilidad de configurar una cuenta de correo electrónico que permite el envío de mensajes a los usuarios desde el sistema.
Esta configuración será imprescindible para garantizar el correcto funcionamiento del proyecto, por lo que se recomienda configurar al inicio de la creación del mismo, garantizando así el envío de correos.
Desde este área a la que accederemos desde Menú lateral > Configurar > Email será posible configurar la cuenta de correo, realizar un envío test y personalizar el diseño de los emails.
Para que la configuración esté finalizada, será necesario realizar el envío test del email. Hasta que no se valide con éxito este envío, aparecerá un mensaje en rojo que indicará que las notificaciones no constan como activas en el proyecto.
El servidor del correo a configurar no puede requerir una autenticación OAuth de terceros, como por ejemplo, los servidores de Google o Gmail.
Consulte las limitaciones de su cuenta de correo para evitar que se bloquee en el envío de email.
Es importante configurar una dirección de correo en el proyecto al inicio de la creación del mismo, ya que no se emitirá ningún correo de servicio (bienvenida, inscripción, u otros) hasta que la cuenta haya sido correctamente configurada en la plataforma, y haya sido validada tras realizar una prueba de envío satisfactoria, en el área "test email".
El siguiente mensaje, nos indicará que la configuración ha sido correctamente validada y el proyecto está capacitado para gestionar el envío de mensajes, en caso contrario, aparecerá un mensaje solicitando realizar la gestión correspondiente.
En el área de configuración de email, a la que accederemos desde Menú lateral > Configurar > Email será posible configurar el modo en el que el sistema enviará los correos del proyecto.
Para ello, la plataforma ofrece varias opciones de configuración, por un lado, se podrá configurar una cuenta de correo normal, indicando los parámetros del puerto de salida y otros datos facilitados por el propio proveedor; o bien, existe la oportunidad de utilizar otras plataformas de correo externas, como es el caso de Mailchimp, Sendgrid, Mailgun o Mailjet, que podrán ser vinculadas al proyecto a través de su API correspondiente.
Se ha de tener en cuenta que el uso de este tipo de proveedores puede requerir una cuenta de pago.
1. CONFIGURACIÓN CUENTA DE CORREO UTILIZANDO API EXTERNA
Recomendamos ver el siguiente vídeo para conocer ver paso a paso este tipo de configuración.
En caso de utilizar una cuenta de correo estándar, que no requiera configuración adicional, será necesario tener en cuenta la siguiente información:
2. CONFIGURACIÓN CUENTA DE CORREO ESTÁNDAR
Para que la plataforma envíe las notificaciones por correo a los usuarios, es necesario configurar la siguiente información del servidor de envío (ver ejemplo):
A continuación, se muestra la configuración del servidor SMTP (Puerto de salida), los campos podrán ser cumplimentados de forma manual, con los datos que el proveedor de correo nos facilite, o podremos elegir en el desplegable "Proveedor" nuestro proveedor (Arsys, Dinahosting, Don Dominio, Outlook, etc.), si está disponible entre las opciones, de esta forma, al elegir el proveedor de correo, los campos técnicos (servidor, puerto y tipo de encriptación) se cumplimentarán de forma automática.
Información facilitada por el proveedor de correo Ionos 1&1:
INCOMPATIBILIDAD CUENTAS "GMAIL"
El servidor del correo a configurar no puede requerir una autenticación OAuth de terceros, como por ejemplo, los servidores de Google o Gmail.
Consulte las limitaciones de su cuenta de correo para evitar que se bloquee en el envío de email.
Las cuentas de correo de "Gmail" no podrán ser utilizadas para vincularlas a un proyecto y realizar gestión de envío masivos a los usuarios de nuestro Directorio, al intentar configurar este tipo de cuentea, la plataforma nos devolverá por defecto el siguiente mensaje de error:
PRUEBA ENVÍO DE EMAILS
Tras configurar nuestra cuenta de correo con los datos correspondientes, será imprescindible realizar una prueba test de envío, para que la plataforma reconozca la configuración y active el envío de emails correctamente.
Esta opción es ideal para aquellos casos en los que se dispone de acceso a varios proyectos y en uno de ellos, ya se tiene configurada correctamente la cuenta de correo.
Utilizando esta opción, el sistema permitirá copiar fácilmente la configuración de email de otro proyecto, importándola al proyecto actual.
Desde la configuración del nuevo proyecto, en Menú lateral > Configurar > Email > Importar configuración:
1. Seleccionaremos el proyecto desde el que se quiere copiar la configuración.
2. Seleccionaremos la opción "Configuración email" que aparece en la lista.
3. Haremos click en el botón "Importar" se copiarán en el proyecto actual las acciones establecidas.
Del mismo modo, también será posible importar las plantillas de correo definidas en cualquier otro proyecto, en caso que queramos importar esta información, seleccionando el check correspondiente.
Tras configurar nuestra cuenta de correo con los datos correspondientes, será imprescindible realizar una prueba test de envío, para que la plataforma reconozca la configuración y active el envío de emails correctamente.
Es necesario validar la configuración del email, enviando un email test a la dirección de correo que desees. Es muy importante comprobar que se recibe dicho email.
Desde aquí se puede configurar el texto que quieres que se envíe en el email de prueba, así como, el asunto del email.
Una vez enviado y validado el email, aparecerá el siguiente mensaje:
Ya estaría configurada la cuenta de correo y se podrían emitir desde la plataforma correos de servicio, notificaciones o comunicaciones comerciales.
En el caso de que se realicen cambios en la configuración del servidor de envío o la contraseña asociada a la dirección de correo, será necesario actualizar la configuración y volver a realizar el email test.
Desde este área, será posible configurar el diseño del email: la cabecera, el pie del email, y el enlace de apertura del email en versión web (disponible para aquellos proveedores de correo que no permiten visualizar correctamente el mensaje o bloquean la visualización del contenido).
CABECERA
PIE DE PÁGINA
Puedes personalizar el pie de página de los emails del proyecto, añadiendo el contenido (texto, imágenes...) que quieras que aparezca en el pie del correo. Vista previa ejemplo:
ENLACE VERSIÓN WEB
Será posible configurar el enlace que permite al usuario abrir el email en versión web, definiendo su localización y color.
Cuando un proyecto utiliza el mismo tipo de emails de forma recurrente, se recomienda definir plantillas en modo borrador, que permitan agilizar el envío de mensajes.
Al generar plantillas, el sistema permitirá reutilizarlas desde el área de "Campañas" o desde la pestaña "Comunicación" dentro de la ficha de cada usuario del directorio, pudiendo así acceder a ellas desde distintos puntos de la plataforma.
Al añadir una nueva plantilla, será posible configurar su contenido desde este mismo punto, pudiendo reeditarlo en cualquier momento.
Recordamos que el uso de etiquetas reemplazables, no deberá aplicar sobre plantillas de emails, que vayan dirigidas a usuarios no registrados, ya que al no formar parte del Directorio del proyecto, el sistema no podrá reemplazar la etiqueta por un valor registrado en el sistema.
En este área, a la que accederemos desde Menú lateral > Configurar > Email > Sistema, será posible personalizar el texto de los emails que el sistema enviará a los usuarios cuando interactúen con nuestro proyecto (Sitio web/ APP). La configuración definida en este área, aplicará a nivel proyecto.
En caso no se quiera personalizar el mensaje, el check deberá estar desactivado y el cuadro de texto vacío.
Para gestionar la configuración individual de cada uno de los mensajes disponibles, podremos acceder a las distintas categorías, visualizando para cada una de ellas los mensajes disponibles de configuración: Usuarios / Inscripciones / Renovaciones / Formulario / Finanzas / Networking / Reservas
Ejemplo Email Registro de cuenta / Inscripciones:
Valor por defecto: Se ha completado con éxito tu inscripción. Puedes acceder a tu cuenta de usuario utilizando los siguientes credenciales de acceso.
Desde este área, es posible consultar la información referente a los emails enviados desde el proyecto.
Al acceder, será posible consultar un breve resumen sobre los envíos registros y envíos totales, los emails que han sido leídos y aquellos que aparecen como fallidos en el histórico.
Esta información podrá ser filtrada en función del estado del envío (Leído/No leído), definiendo una fecha, o incluyendo una búsqueda exacta.
Para cada email disponible en el histórico, será posible conocer su estado y además realizar distintas haciendo click sobre los iconos que aparecen en el margen derecho.
Opciones: vista previa del email enviado, enviar de nuevo el correo o eliminar el mensaje.
EMAILS FALLIDOS
Además, el sistema cuenta con la posibilidad de reenviar los emails fallidos que se hayan enviado a través del sistema y hayan dado error. En el margen superior aparecerá siempre un botón en color rojo, que permitirá reenviar esos correos de nuevo, garantizando su entrega.
EMAILS EN COLA
En caso que al enviar un email o una campaña de mailing, el sistema detecte que el envío de uno o varios correos se hayan quedado "en cola" la plataforma mostrará un botón junto a la opción similar a la anterior, con la posibilidad de reenviar emails encolados.
OPCIÓN VISTA PREVIA
Al elegir esta opción, se abrirá una ventana emergente donde se podrá visualizar el contenido enviado al usuario.
REENVIAR EMAIL
Al elegir esta opción, se abrirá una ventana emergente donde será necesario confirmar el reenvío de una copia del email enviado anteriormente. Es importante tener en cuenta que si tras el primer envío, se han aplicado cambios en el diseño o contenido del email enviado, en este reenvío no aplicará.
ELIMINAR EMAIL
Al elegir esta opción, se abrirá una ventana emergente donde será necesario confirmar la eliminación de este email del directorio de correos enviados desde el sistema.
Desde Menú lateral > Configurar > Email > Emails enviados > Exportar datos (xls)
Hay disponible un botón en la esquina derecha superior de la vista de histórico de emails enviados, que permite exportar dicha información a un fichero en formato excel.
Esta opción resulta realmente útil para las campañas de email marketing que desarrollemos a través de la plataforma, ya que al exportar lo datos en excel, podremos trabajar con los datos de forma externa, y hacer un análisis de los resultados de la campaña en función de los KPI's (indicadores) a los que queramos hacer seguimiento.
Ejemplo de KPI's más utilizados:
1. Tasa de Rebote: hace referencia al porcentaje de rebote te ayuda a evaluar la capacidad de entrega de tus correos, al mostrar qué porcentaje de tu campaña no ha llegado a entregarse en las bandejas de entrada de correo de tus contactos.
Cómo calcular la Tasa de Rebote: [(N.º de correos electrónicos no entregados / Nª de correos electrónicos entregados)* 100]
2. Tasa de Apertura: hace referencia al porcentaje de emails abiertos, de todos los que se han enviado en la campaña de emailing. Es decir, nos muestra el interés suscitado en los suscriptores a los que se han enviado la campaña. Si los contactos no están lo suficientemente interesados en la marca o en el contenido del correo, no lo abrirán.
Cómo calcular la Tasa de Apertura: [(N.º de correos electrónicos (únicos) abiertos / N.º de correos electrónicos entregados)* 100]
La plataforma permite personalizar el texto de los emails que el sistema envía a los usuarios, para ello activaremos el check "Personalizar" e introduciremos en el campo de texto el contenido que queramos. En caso que dejemos el campo de texto vacío, se utilizará el texto que el sistema genera por defecto en cada caso.
A la configuración podemos acceder desde Menú Lateral > Sitio web > Configurar > Preferencias > Email > Sistema
Textos de emails disponibles para configuración
- Texto de la cabecera del email de registro de cuenta (previo a credenciales y códigos QR)
- Texto del pie del email de registro de cuenta (posterior a credenciales y códigos QR)
- Texto del email de actualización de clave
- Texto del email de expiración de cuenta de usuario
- Texto del email enviado cuando se solicita / actualiza / cancela una cita concertada en un módulo networking
- Texto del email de envío de acreditación en PDF
- Texto que se envía a los usuarios cuando envían un nuevo formulario desde un módulo de tipo Formulario
- Texto que se envía a los usuarios cuando solicitan su certificado en PDF generado con un módulo de tipo "Certificados"
- Texto que se envía al enviar una factura por email
- Texto que se envía como justificante de recepción en los módulos de inscripción
- Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante transferencia bancaria
- Texto que se envía en el email al realizar una inscripción con pago mediante pago aplazado
- Texto que se envía para la notificación de códigos de invitaciones a casas comerciales
- Texto que se envía a los autores de los módulos de tipo revisión científica, notificando del estado de sus comunicaciones
- Texto que se envía con un código de invitación al completar una inscripción
- Texto que se envía al usuario al realizar una reserva en módulo de tipo reservas
- Texto que se envía al usuario al cancelar una reserva en módulo de tipo reservas
- Texto que se envía a un usuario por defecto al cancelar su inscripción
- Texto que se envía al realizar una compra en un módulo de tipo tienda
En caso que se quiera reutilizar los tipos de emails a enviar, recomendamos que se definan como plantillas en modo borrador. Esto permitirá reutilizarlos desde el área de campañas o desde la pestaña "Comunicación" dentro de la ficha de cada usuario del directorio y resultará más fácil y acccesible a la hora de gestionar el envío.
Esta configuración se gestiona desde Menú Lateral > Sitio web > Configurar > Preferencias > Email > Plantillas
Es importante recordar que existen módulos que permiten configurar los textos correspondientes que recibirá el usuario en su interacción con la sección en concreto, desde el propio área de configuración. Siempre revisar estos pequeños detalles a la hora de revisar un proyecto completo.
En caso que no se personalicen manualmente, se mostrarán los textos que por defecto tenga predefinidos el sistema en cada ocasión.
Ejemplo: en un módulo de Inscripción, si accedemos a las opciones de configuración de Comportamiento del módulo, encontramos la posibilidad de personalizar los siguientes textos:
Cuando un cliente de correo, bloquea los estilos de un email, el contenido y diseño del mismo, se pueden ver afectados, de manera que el usuario que abre y visualiza el correo electrónico, no consigue verlo correctamente.
Esto no significa que el correo generado y enviado desde la plataforma, cuente con ningún error de formato, sino que el cliente de correo desde el que el usuario trata de verlo no está mostrando la información como debería.
*Cliente de correo: plataforma externa desde la que se gestionan correos electrónicos. Por ejemplo: Gmail, Outlook, Thunderbird, Webmail, etc.
Una manera fácil y rápida de asegurarnos que los mensajes que se envían a los usuarios de nuestro proyecto, están configurados correctamente en la plataforma, es comprobarlo directamente desde: Menú lateral > Configurar > Preferencias > Email > Enviados
Desde este área, se podrá consultar / reenviar y eliminar del historial, cualquier email que haya sido enviado desde la plataforma, en algún momento.
Para cada uno de los correos enviados, se mostrará la siguiente información:
- Fecha de envío
- Estado de envío del email
- Información de apertura (incluyendo nº de veces consultado)
- Email al que se ha enviado¡
- Asunto del correo
En la parte de opciones que aparece en el margen derecho de cada uno de los emails, se podrá acceder a la "Vista previa" del correo enviado, haciendo click sobre el primer icono que aparece. Seguidamente, se abrirá una ventana emergente con el correo, permitiendo verificar el formato real con el que ha sido enviado.
Veamos un ejemplo de vista previa de un email enviado:
En caso que queramos volver a enviar este mismo correo, al mismo usuario, de nuevo, podremos realizar la gestión de forma directa, haciendo click sobre el segundo icono que aparece en las opciones:
Tras hacer click en esta opción, el sistema nos mostrará un mensaje para verificar la acción, que deberemos confirmar "Sí, continuar" (botón rojo) para que se reenvíe el mensaje, en caso contrario, haremos click sobre "Cancelar":
Una vez, verificamos que el email enviado está configurado correctamente, podremos probar, a abrir el correo desde otro cliente de correo diferente para poder disfrutar de la vista del mismo en formato real.
Por defecto, los correos que son enviados desde la plataforma llevan integrado el mensaje que se muestra a continuación, en la parte inferior del mensaje:
Dando así la opción al usuario, de volver visualizar el email directamente en el navegador, para evitar problemas con el cliente de correo, que puedan estar bloqueando los estilos del mensaje.
*Nota: además, algunos clientes de correo, cuentan con una opción indicada bajo un aviso similar al siguiente: "Si no visualiza correctamente el email haga click aquí", y al seleccionar esta opción, el mensaje se recarga en una nueva pestaña con el formato correcto".
Para configurar una cuenta de email, necesitamos los siguientes campos:
- Nombre: este será el nombre de la cuenta que aparecerá en el email.
- Email: dirección de correo que queramos configurar en este caso.
- Contraseña: contraseña que tengamos configurada para acceder a este correo.
- Responder: dirección de correo donde queremos recibir la respuesta. Esta dirección no tiene por qué coincidir con la dirección que pusimos en el campo email.
- Servidor SMTP: servidor de salida de tu proveedor de correo.
- Puerto: puerto de salida, que también vendrá definido siempre por el proveedor de correo.
- Encriptación: hace referencia al tipo de encriptación del servidor de correo. Podremos elegir entre varias opciones: SSL, TLS o ninguna.
* Los campos de Servidor SMTP, Puerto y Encriptación, deberá ser proporcionado por el proveedor de correo electrónico.
Una vez lo configuremos, necesitaremos hacer un envío de prueba para comprobar que todos los campos introducidos son correctos y no hay problemas de envío con el proveedor de email.
Esta pestaña se abrirá automáticamente, al guardar la configuración de los campos con todos los datos de forma correcta. En caso de no enviar el correo de prueba, no se enviará ningún correo desde el proyecto.
En ocasiones, las direcciones de correo son marcadas como correo no deseado o bloqueadas de manera que no se realiza el envío correcto del contenido.
*La siguiente configuración no garantiza que la cuenta de correo pueda no ser bloqueada, pero sería recomendable tenerla en cuenta para intentar evitar este tipo de situaciones.
Se recomienda habilitar en la configuración de DNS del dominio, (desde el panel de gestión del proveedor de dominio) un nuevo registro de tipo TXT, utilizando la siguiente configuración para el registro:
Valor del registro: v=spf1 include:_spf.perfora.net include:_spf.kundenserver.de ~all
Valor del registro si se cuenta con una cuenta de email en Sengrid habilitada en el proyecto: "v=spf1 include:_spf.perfora.net include:_spf.kundenserver.de include:sendgrid.net ~all"
Ejemplo de configuración del nuevo registro en IONOS:
PASOS
1. Desde el área de configuración de DNS del dominio, habilitar un nuevo registro de tipo TXT.
2. Configurar el registro creado con la siguiente información.
DATOS:
Nombre de host: @
Valor del registro: v=spf1 include:_spf.perfora.net include:_spf.kundenserver.de ~all
TTL: 1 minuto (60 segundos)
En caso de utilizar IONOS como proveedor de dominio, recomendamos revisar la información de la siguiente entrada de ayuda del proveedor: