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Acreditaciones

Descripción del módulo

El módulo de tipo "Acreditaciones" permitirá controlar el acceso y asistencia de los usuarios a un evento. Las acreditaciones del proyecto, podrán ser configuradas a nivel diseño y contenido, pudiendo añadir una plantilla de diseño externa con el formato predefinido, sobre la que trabajar desde el módulo. Es importante tener en cuenta que solamente se podrá añadir un módulo de acreditaciones por proyecto. 


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Desde este módulo, el sistema generará de forma automática un código QR personalizado, para cada usuario, con la información correspondiente a su ficha de usuario en el Directorio. 

Nota: en la configuración de las acreditaciones, se podrá elegir la opción "no añadir código QR".

En caso de añadir a las acreditaciones, dicho código QR, será necesario complementar la funcionalidad de control de acceso, con el uso del módulo "Control de acceso", que permitirá a la organización realizar la lectura de los códigos QR de las acreditaciones creadas, a través de un dispositivo móvil.

Es importante tener en cuenta que, la lectura del QR únicamente podrá realizarse con el módulo indicado, de ahí la dependencia entre ambos módulos.


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Para añadir tanto el módulo de "Acreditaciones" como el módulo de "Control de acceso" será necesario añadir el contenido al proyecto desde:

Menú lateral > Contenido > + Añadir nuevo > Acreditaciones / Control de acceso


Ejemplo Acreditación:


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Formatos

Las acreditaciones se pueden configurar en distintos formatos para su impresión en papel en formato A4, A5 y en etiqueta en formato Zebra.

Si el proyecto dispone de app, el usuario podrá consultar su acreditación en su área privada, o a través de un correo electrónico que haya sido facilitado con la información de la acreditación, desde el proyecto.


Dependiendo del formato elegido, se podrá elegir entre cualquiera de las siguientes opciones:

  • Formato A4 con 4 cuadrantes: Acreditación en formato A4 con cuatro cuadrantes. El primero identifica al asistente, los otros tres cuadrantes pueden cambiar su contenido según tus necesidades .
  • Formato A4 con 2 cuadrantes: Acreditación en formato A4 con dos cuadrantes que se repiten para ocupar todo el espacio. El primero identifica al asistente. El segundo de ellos puede personalizarse según tus necesidades.
  • Formato A4 con 1 cuadrante: Acreditación en formato A4 con un único cuadrante que se repite para ocupar todo el espacio.
  • Formato A5 con 2 cuadrantes: Acreditación en formato A5 con dos cuadrantes. El primero identifica al asistente. El segundo de ellos puede personalizarse según tus necesidades.
  • Formato A6 con 1 cuadrante: Acreditación en formato A4 con un único cuadrante.
  • Formato tarjeta 8,5cm x 12,5cm: Acreditación de tamaño 85mmx125mm, ideado con el tamaño de un carnet de plástico, con un único cuadrante.
  • Formato de etiqueta Zebra LP2844: Formato de etiqueta Zebra LP2844 de medidas 76,2x50,8mm con un cuadrante que identifica al asistente. 
  • Formato de etiqueta Zebra LP2844 (Apaisado): Formato de etiqueta Zebra LP2844 de medidas 50,8x76,2mm con un cuadrante que identifica al asistente.


Ejemplo: acreditación Formato A4 con 2 cuadrantes 

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Personalizar

Desde aquí puedes configurar el aspecto e información que tendrá tu acreditación. 

  • Puedes configurar la imagen de fondo que tendrá la acreditación. Recomendamos que en caso de querer modificar esta imagen, se utilice como base nuestra plantilla que puedes descargarte. 

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Ejemplo de acreditación con imagen de fondo


  • Se puede ajustar verticalmente la posición del contenido.  Por ejemplo:

Cuadrante 1:                                                                                                                                              

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Cuadrante 2:

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Acreditación con ajuste vertical diferente en sus cuadrantes


Según el formato elegido, puedes disponer de hasta 4 cuadrantes para configurar:

  • Cuadrante 1:

-    Permite mostrar el icono de cabecera del proyecto, código QR para control de accesos, nombre del proyecto, empresa u organización del asistente.

-    Permite destacar hasta 16 roles de usuario: si un usuario tiene más de un rol, aparecerá el primero de ellos según el orden de preferencia que se haya elegido desde aquí.

Por ejemplo, un usuario que dispone de los roles Estudiante/Ponente, aparecerá en la acreditación "Ponente". 

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  • Cuadrante 2: Texto libre que se muestra en el segundo cuadrante de la acreditación PDF. Si incluyes un contenido, se reemplazará el contenido por defecto de la acreditación (cuadrante 1). 


  • Cuadrante 3: Texto libre que se muestra en el tercer cuadrante de la acreditación PDF. Si incluyes un contenido, se reemplazará el contenido por defecto de la acreditación (cuadrante 1). 


  • Cuadrante 4: Texto libre que se muestra en el cuarto cuadrante de la acreditación PDF.

Los cuadrantes 2,3 y 4 puedes utilizarlos para mostrar información del evento como la carta de presentación, el programa, zona de patrocinio, código de descargar de la App (si el proyecto dispone de ella), ...

Formas de envío

Se puede configurar para que el envío lo realice:


  • Cada vez que se registre un usuario en el sistema, se le enviará automáticamente al correo que ha facilitado en su alta. Para ello, es necesario crear y configurar este módulo previamente.


  • Una vez creado y configurado el módulo de acreditaciones:

       -    A un listado de usuarios, mediante la acción masiva "Enviar email con acreditación" desde Usuarios -> Acciones masivas.

       -    A un usuario determinado desde la pestaña "Acreditaciones" en su ficha personal en Usuarios -> Directorio.

       -    Descargar todas las acreditaciones para su impresión y entrega en mano a los asistentes en el check in del evento. Para esta opción, debe solicitarlo y se le enviará un archivo .zip.


Control y registro

La lectura del código QR se efectúa desde el módulo Lector QR (véase ayuda).








Exportación de acreditaciones

El módulo de acreditaciones, permite exportar de manera individual o masiva todas las acreditaciones registradas en el sistema.

Para acceder a esta opción, es necesario acceder al módulo de Acreditaciones > Exportar acreditaciones:

A la hora de configurar esta exportación, la plataforma permite filtrar por roles, así como, por el estado de los propios usuarios, diferenciando entre activos e inactivos.

Además se podrá solicitar el diseño de la exportación en base a los formatos disponibles: desde formato A4 hasta tamaño etiqueta, eligiendo a su vez, el número de cuadrantes de contenido que se quieren incluir.


VISTA PREVIA

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*Nota: Cuando la petición al sistema requiera la exportación de un número considerado de acreditaciones, el proceso puede demorarse unos minutos, debido a todos los recursos que necesita la plataforma para ofrecer la información solicitada.


En el vídeo se muestra de forma gráfica cómo se pueden exportar las acreditacionesFunciona de forma similar a la exportación de usuarios:


- Puede filtrarse que roles se van a exportar.

- Generará un fichero zip que se descarga automáticamente.

- Al descomprimir este fichero zip, se creará que genera un PDF por acreditación.

- En el nombre de cada PDF se identifica apellidos, nombre e email.

Configurar envío de acreditaciones

1. Si queremos que la acreditación se envíe tras la inscripción



Desde el Módulo de inscripción

En un módulo de tipo inscripción, si en su parametrización se activa el check “Enviar acreditación en el email de bienvenida”, el sistema adjuntará el QR y la acreditación en PDF en el correo que se le envía al usuario, una vez que la inscripción es aprobada. 

Módulo de inscripción > Configurar > Opciones > Comportamiento > check


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2. Si NO queremos que la acreditación se envíe tras la inscripción

Desde el Módulo de inscripción

En caso que no queramos que el sistema por defecto envíe ninguna acreditación, será necesario no crear el módulo de acreditaciones en nuestro proyecto, hasta el momento en el que se quieran enviar, así como, mantener desactivado el check “Enviar acreditación en el email de bienvenida” (mismo check anteriormente comentado).


3. Si queremos hacer el envío de una acreditación de forma manual, en cualquier otro momento distinto a su inscripción

Esta opción se puede aplicar para un usuario concreto, o para a varios de los usuarios del directorio del proyecto.



Desde la sección Usuarios

Si en un proyecto, en el que contamos con un módulo de acreditación, se reenvía el correo de bienvenida a un usuario desde su ficha, el sistema enviará en este correo: las credenciales de acceso del usuario, el QR de acceso y la correspondiente acreditación en PDF.

En caso que el proyecto no cuente en el momento del reenvío del correo de bienvenida, con un módulo de acreditaciones en el proyecto, solamente se enviarán las credenciales de acceso.


- Para un usuario concreto:

Teniendo configurado el check activo en el módulo de acreditación: “Enviar acreditación en el email de bienvenida”

Menú lateral > Gestión > Usuarios > Dentro de la ficha de usuario > Editar > Acceso > "Reenviar correo de bienvenida"


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- A través de una acción masiva, para varios usuarios del directorio del proyecto:

* Teniendo configurado el check activo en el módulo de acreditación: “Enviar acreditación en el email de bienvenida”


Menú lateral > Gestión > Usuarios > Directorio> Acciones masivas > Especificar usuarios o roles por los que filtar el directorio > Incluir los emails de los usuarios en el campo "Información a cargar" > Acción a realizar: "Reenviar correo de bienvenida"


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