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  Contenido

Acreditaciones

Descripción del módulo

El módulo de tipo "Acreditaciones" permitirá controlar el acceso y asistencia de los usuarios a un evento. Las acreditaciones del proyecto, podrán ser configuradas a nivel diseño y contenido, pudiendo añadir una plantilla de diseño externa con el formato predefinido, sobre la que trabajar desde el módulo. Es importante tener en cuenta que solamente se podrá añadir un módulo de acreditaciones por proyecto. 


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Desde este módulo, el sistema generará de forma automática un código QR personalizado, para cada usuario, con la información correspondiente a su ficha de usuario en el Directorio. 

Nota: en la configuración de las acreditaciones, se podrá elegir la opción "no añadir código QR".

En caso de añadir a las acreditaciones, dicho código QR, será necesario complementar la funcionalidad de control de acceso, con el uso del módulo "Control de acceso", que permitirá a la organización realizar la lectura de los códigos QR de las acreditaciones creadas, a través de un dispositivo móvil.

Es importante tener en cuenta que, la lectura del QR únicamente podrá realizarse con el módulo indicado, de ahí la dependencia entre ambos módulos.


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Para añadir tanto el módulo de "Acreditaciones" como el módulo de "Control de acceso" será necesario añadir el contenido al proyecto desde:

Menú lateral > Contenido > + Añadir nuevo > Acreditaciones / Control de acceso


Ejemplo Acreditación:


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En el siguiente vídeo repasamos de cerca todas las posibilidades que ofrece este módulo:




Formatos

Las acreditaciones se pueden configurar en distintos formatos para su impresión en papel en formato A4, A5 y en etiqueta en formato Zebra.

Si el proyecto dispone de app, el usuario podrá consultar su acreditación en su área privada, o a través de un correo electrónico que haya sido facilitado con la información de la acreditación, desde el proyecto.


Dependiendo del formato elegido, se podrá elegir entre cualquiera de las siguientes opciones:

  • Formato A4 con 4 cuadrantes: Acreditación en formato A4 con cuatro cuadrantes. El primero identifica al asistente, los otros tres cuadrantes pueden cambiar su contenido según tus necesidades .
  • Formato A4 con 2 cuadrantes: Acreditación en formato A4 con dos cuadrantes que se repiten para ocupar todo el espacio. El primero identifica al asistente. El segundo de ellos puede personalizarse según tus necesidades.
  • Formato A4 con 1 cuadrante: Acreditación en formato A4 con un único cuadrante que se repite para ocupar todo el espacio.
  • Formato A5 con 2 cuadrantes: Acreditación en formato A5 con dos cuadrantes. El primero identifica al asistente. El segundo de ellos puede personalizarse según tus necesidades.
  • Formato A6 con 1 cuadrante: Acreditación en formato A4 con un único cuadrante.
  • Formato tarjeta 8,5cm x 12,5cm: Acreditación de tamaño 85mmx125mm, ideado con el tamaño de un carnet de plástico, con un único cuadrante.
  • Formato de etiqueta Zebra LP2844: Formato de etiqueta Zebra LP2844 de medidas 76,2x50,8mm con un cuadrante que identifica al asistente. 
  • Formato de etiqueta Zebra LP2844 (Apaisado): Formato de etiqueta Zebra LP2844 de medidas 50,8x76,2mm con un cuadrante que identifica al asistente.


Ejemplo: acreditación Formato A4 con 2 cuadrantes 

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Personalizar

Desde aquí puedes configurar el aspecto e información que tendrá tu acreditación. 

  • Puedes configurar la imagen de fondo que tendrá la acreditación. Recomendamos que en caso de querer modificar esta imagen, se utilice como base nuestra plantilla que puedes descargarte. 

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Ejemplo de acreditación con imagen de fondo


  • Se puede ajustar verticalmente la posición del contenido.  Por ejemplo:

Cuadrante 1:                                                                                                                                              

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Cuadrante 2:

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Acreditación con ajuste vertical diferente en sus cuadrantes


Según el formato elegido, puedes disponer de hasta 4 cuadrantes para configurar:

  • Cuadrante 1:

-    Permite mostrar el icono de cabecera del proyecto, código QR para control de accesos, nombre del proyecto, empresa u organización del asistente.

-    Permite destacar hasta 16 roles de usuario: si un usuario tiene más de un rol, aparecerá el primero de ellos según el orden de preferencia que se haya elegido desde aquí.

Por ejemplo, un usuario que dispone de los roles Estudiante/Ponente, aparecerá en la acreditación "Ponente". 

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  • Cuadrante 2: Texto libre que se muestra en el segundo cuadrante de la acreditación PDF. Si incluyes un contenido, se reemplazará el contenido por defecto de la acreditación (cuadrante 1). 


  • Cuadrante 3: Texto libre que se muestra en el tercer cuadrante de la acreditación PDF. Si incluyes un contenido, se reemplazará el contenido por defecto de la acreditación (cuadrante 1). 


  • Cuadrante 4: Texto libre que se muestra en el cuarto cuadrante de la acreditación PDF.

Los cuadrantes 2,3 y 4 puedes utilizarlos para mostrar información del evento como la carta de presentación, el programa, zona de patrocinio, código de descargar de la App (si el proyecto dispone de ella), ...

Formas de envío

Se puede configurar para que el envío lo realice:


  • Cada vez que se registre un usuario en el sistema, se le enviará automáticamente al correo que ha facilitado en su alta. Para ello, es necesario crear y configurar este módulo previamente.


  • Una vez creado y configurado el módulo de acreditaciones:

       -    A un listado de usuarios, mediante la acción masiva "Enviar email con acreditación" desde Usuarios -> Acciones masivas.

       -    A un usuario determinado desde la pestaña "Acreditaciones" en su ficha personal en Usuarios -> Directorio.

       -    Descargar todas las acreditaciones para su impresión y entrega en mano a los asistentes en el check in del evento. Para esta opción, debe solicitarlo y se le enviará un archivo .zip.


Control y registro

La lectura del código QR se efectúa desde el módulo Lector QR - Control de acceso (véase ayuda).








Exportación de acreditaciones

El módulo de acreditaciones, permite exportar de manera individual o masiva todas las acreditaciones registradas en el sistema.

Para acceder a esta opción, es necesario acceder al módulo de Acreditaciones > Exportar acreditaciones:

A la hora de configurar esta exportación, la plataforma permite filtrar por roles, así como, por el estado de los propios usuarios, diferenciando entre activos e inactivos.

Además se podrá solicitar el diseño de la exportación en base a los formatos disponibles: desde formato A4 hasta tamaño etiqueta, eligiendo a su vez, el número de cuadrantes de contenido que se quieren incluir.


VISTA PREVIA

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*Nota: Cuando la petición al sistema requiera la exportación de un número considerado de acreditaciones, el proceso puede demorarse unos minutos, debido a todos los recursos que necesita la plataforma para ofrecer la información solicitada.


En el vídeo se muestra de forma gráfica cómo se pueden exportar las acreditacionesFunciona de forma similar a la exportación de usuarios:


- Puede filtrarse que roles se van a exportar.

- Generará un fichero zip que se descarga automáticamente.

- Al descomprimir este fichero zip, se podrá disponer de un fichero PDF individual por acreditación.

- En el nombre de cada PDF se identifica apellidos, nombre e email.


A la hora de exportar los códigos QR de los usuarios, será posible descargar la información en un fichero excel, añadiendo el campo de exportación correspondiente "Acreditación QR".

Para realizar la exportación será necesario acceder Menú lateral > Usuarios > Directorio > Exportar 


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Al descargar el archivo, el excel incluirá una columna con un enlace por cada usuario, este enlace será el que dirigirá al contenido en una pestaña en paralelo, mostrándose así el código QR asociado a cada usuario.

Configurar envío de acreditaciones

1. Si queremos que la acreditación se envíe tras la inscripción



Desde el Módulo de inscripción

En un módulo de tipo inscripción, si en su parametrización se activa el check “Enviar acreditación en el email de bienvenida”, el sistema adjuntará el QR y la acreditación en PDF en el correo que se le envía al usuario, una vez que la inscripción es aprobada. 

Módulo de inscripción > Configurar > Opciones > Comportamiento > check


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2. Si NO queremos que la acreditación se envíe tras la inscripción

Desde el Módulo de inscripción

En caso que no queramos que el sistema por defecto envíe ninguna acreditación, será necesario no crear el módulo de acreditaciones en nuestro proyecto, hasta el momento en el que se quieran enviar, así como, mantener desactivado el check “Enviar acreditación en el email de bienvenida” (mismo check anteriormente comentado).


3. Si queremos hacer el envío de una acreditación de forma manual, en cualquier otro momento distinto a su inscripción

Esta opción se puede aplicar para un usuario concreto, o para a varios de los usuarios del directorio del proyecto.



Desde la sección Usuarios

Si en un proyecto, en el que contamos con un módulo de acreditación, se reenvía el correo de bienvenida a un usuario desde su ficha, el sistema enviará en este correo: las credenciales de acceso del usuario, el QR de acceso y la correspondiente acreditación en PDF.

En caso que el proyecto no cuente en el momento del reenvío del correo de bienvenida, con un módulo de acreditaciones en el proyecto, solamente se enviarán las credenciales de acceso.


- Para un usuario concreto:

Teniendo configurado el check activo en el módulo de acreditación: “Enviar acreditación en el email de bienvenida”

Menú lateral > Gestión > Usuarios > Dentro de la ficha de usuario > Editar > Acceso > "Reenviar correo de bienvenida"


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- A través de una acción masiva, para varios usuarios del directorio del proyecto:

* Teniendo configurado el check activo en el módulo de acreditación: “Enviar acreditación en el email de bienvenida”


Menú lateral > Gestión > Usuarios > Directorio> Acciones masivas > Especificar usuarios o roles por los que filtar el directorio > Incluir los emails de los usuarios en el campo "Información a cargar" > Acción a realizar: "Reenviar correo de bienvenida"


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¿Cómo funciona el control de acceso presencial?

CONOCE CÓMO FUNCIONA EL CONTROL DE ACCESOS PRESENCIAL DE LOS USUARIOS:


  1. ¿Qué módulos se necesitan para esta funcionalidad?
  2. ¿Cómo se crean las acreditaciones y los códigos QR?
  3. ¿Cómo se exportan las acreditaciones y los códigos QR?
  4. ¿Cómo se leen las acreditaciones?
  5. ¿Cómo consultar y descargar los accesos registrados?
  6. Añadir registros de forma manual 
  7. ¿Cuáles son los pasos a seguir por el usuario?
  8. ¿Cuáles son los pasos a seguir por la Secretaría Técnica?


1. MÓDULOS NECESARIOS

El mecanismo de control de acceso presencial se gestiona a través de dos módulos específicos: Acreditaciones y Control de accesos.

Para añadir ambos módulos al contenido del proyecto, será necesario dirigirse a Menú lateral > Contenido > Añadir Nuevo > Acreditaciones / Control de acceso.

Cuando ambos módulos estén integrados en el contenido del proyecto, funcionarán de forma complementaria entre sí. 

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2. CREACIÓN DE ACREDITACIONES Y CÓDIGOS QR

Un proyecto únicamente podrá contar con un módulo de tipo Acreditaciones, por lo tanto, el diseño de las acreditaciones será siempre el mismo para todas ellas.

La diferencia entre unas acreditaciones y otras, podrá gestionarse a través de los roles asignados a los usuarios. En cada acreditación, aparecerá la etiqueta del rol que corresponda en cada caso, pudiendo así contar con acreditaciones de distintos grupos: prensa, ponentes, asistentes, expositores, etc.

Ejemplo Acreditaciones:

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Módulo Acreditaciones: esta funcionalidad permite configurar el diseño de las acreditaciones, así como, la generación automática del código QR asociado a la acreditación de cada usuario del Directorio del proyecto.  A través de la lectura de este código, se registrará en la plataforma los accesos (entradas/salidas) de los asistentes del evento, que podrán ser consultadas y exportadas desde Menú lateral > Usuarios > Accesos.

Esta información quedará vinculada a la ficha de usuario correspondiente en el Directorio.


3. EXPORTACIÓN DE ACREDITACIONES Y CÓDIGOS QR

Descarga masiva de Acreditaciones - Fichero PDF

Todos las acreditaciones del proyecto, podrán ser exportadas en un fichero .zip de forma masiva, que contendrá cada acreditación independiente en formato PDF.

Disponible desde Menú lateral > Contenido > Acreditaciones > Exportar Acreditaciones


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Descarga masiva de Códigos QR - Fichero Excel

Todos los códigos QR del proyecto, podrán ser exportados en un fichero excel de forma masiva desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Exportar > Campo Acreditación QR. El fichero descargado incluirá una columna con el enlace al código QR correspondiente. Este enlace abrirá una pestaña en paralelo con el código.

Ejemplo: https://www.merlin.do/client-public-qr/proyectoprueba1/amarin@gooveris.com/6220b4fa1d491


Descarga individual de Acreditaciones - Fichero PDF

La ficha de cada usuario en el Directorio, contará con un acceso directo a su propia acreditación, que permitirá su consulta y descarga manual.

Disponible desde Menú lateral > Usuarios > Directorio  > Ficha de Usuario > Acreditaciones


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4. LECTURA DE CÓDIGOS

Módulo Control de acceso: esta funcionalidad permite realizar el registro de acceso (entradas/salidas) de los usuarios, a través de la lectura del Código QR de la acreditación. Para ello, será necesario tener instalada la aplicación móvil que incluya el módulo. Este será el único modo de lectura posible, ya que los códigos QR no podrán ser leídos por ninguna otra aplicación externa a la plataforma.

La aplicación podrá realizar la lectura desde un dispositivo móvil: teléfono, ipad, o tótem; descartando la posibilidad de control de accesos presenciales vía tornos o mecanismo similares.

Los usuarios no necesitarán presentar su acreditación impresa, ya que con la presentación en pantalla del código QR desde su dispositivo móvil, se podrá realizar la lectura correctamente.

Pantalla de gestión de acceso presencial en el dispositivo:


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5. CONSULTA Y DESCARGA DE ACCESOS 

Desde al área Menú lateral > Usuarios > Accesos se gestionará la consulta y exportación de accesos registrados (entras/ salidas), así como la creación de informes personalizados.

La plataforma dispone de multitud de opciones de consulta en este área que permitirá filtrar la información e incluso renombrar el nombre de las sesiones, en caso que fuera necesario. Para ello solo será necesario navegar entre las distintas áreas del menú superior.


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6. AÑADIR REGISTROS DE FORMA MANUAL

Para añadir un nuevo registro a un usuario concreto, desde el área de Accesos de su ficha, se podrá añadir todo tipo de accesos asociados al usuario, cumplimentando los datos correspondientes:


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7. PASOS A SEGUIR POR EL USUARIO

Será necesario facilitar a los usuarios la acreditación correspondiente (QR incluido) para que puedan acreditarse al acceder / salir del evento.

La acreditación y/o el código QR podrán ser facilitados con el mensaje de bienvenida tras su registro o inscripción, podrá ser enviada mediante la acción masiva de reenvío de email de bienvenida, o bien, se podrá habilitar en el proyecto un área de privada, y facilitarles el documento a los usuarios autenticados, para que de forma autónoma puedan acceder y descargar su acreditación. (Más información en el apartado 7)

Registro de Entrada: los usuarios, deberán presentar su código QR en el punto de acceso al evento, que deberá ser leído por la organización a través del dispositivo móvil habilitado para ello.

Registro de Salida: del mismo modo, el usuario deberá dirigirse al equipo o dispositivo móvil habilitado, para registrar la salida correspondiente a través de una nueva lectura de su acreditación, siguiendo el mismo procedimiento que en la entrada.


*Si el proyecto cuenta con el formato APP, se recomienda animar a los usuarios a descargarla desde stores y utilizarla para presentar su acreditación, impulsando así el número de descargas de la aplicación y su nivel de interacción por parte de los asistentes. Si la app será utilizada únicamente para gestionar el control de accesos no será necesario.


8. PASOS A SEGUIR POR LA SECRETARÍA TÉCNICA

- Configuración y diseño de módulo Acreditaciones.

- Pruebas de impresión de Acreditaciones. Descargar el diseño en el formato que corresponda e imprime un acreditación de prueba para ver cómo se ajusta el contenido al diseño.

Tamaños disponibles:

  • Formato A4 con 4 cuatro cuadrantes
  • Formato A4 con 2 cuatro cuadrantes
  • Formato A4 con 1 cuatro cuadrante
  • Formato A5 con 2 cuatro cuadrantes
  • Formato A5 con 1 cuatro cuadrantes
  • Formato A6 con 1 cuatro cuadrantes
  • Formato tarjeta: 8,5cm x 12,5xm
  • Formato tarjeta: 6,5cm x 10,5xm
  • Formato etiqueta zebra LP2844
  • Formato etiqueta zebra LP2844 (apaisado)

*Más información en el propio módulo.


- Configuración módulo/s Control de Acceso.

- Descarga del proyecto en formato APP en un dispositivo móvil. Acceder al módulo Control de acceso y realizar lectura de QR.

- Realizar pruebas de escaneo de código QR antes del evento para garantizar que la configuración definida es correcta.

- Revisar en el área de Accesos de usuarios cómo queda reflejada la información registrada tras las pruebas y exportar datos.

- En caso se quiera reenviar las acreditaciones a los usuarios en un momento diferente al momento de la inscripción:

Existen 3 posibilidades de gestión:

1. Reenvío del email de bienvenida a través de una acción masiva desde el Directorio del proyecto.

Desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Acciones masivas > Acción: Reenviar email de bienvenida


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2. Reenvío manual de forma usuario por usuario desde el Directorio del proyecto.

Desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Ficha usuario > Acceso >  Reenviar email de bienvenida

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3. Activar el módulo en el área privada, para que cada usuario de forma autónoma pueda acceder en cualquier momento a su acreditación.

Mantener visible el módulo Acreditaciones e incluirlo en el área privada creada para los usuarios autenticados. 


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Para poder incluir en el submenú de área privada el módulo Acreditaciones, solo será necesario editar la configuración del módulo > Información > Sección padre.

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VISTA PREVIA DEL USUARIO AL ACCEDER A LA ACREDITACIÓN 


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¿Cómo funciona el control de acceso virtual?

CONOCE CÓMO FUNCIONA EL CONTROL DE ACCESO VIRTUAL DE LOS USUARIOS:


  1. ¿Qué módulos se necesitan para esta funcionalidad?
  2. Configuración de opciones de visibilidad de los módulos
  3. Configuración Accesos Usuarios
  4. ¿Cómo consultar y descargar los accesos virtuales registrados?
  5. Añadir accesos de forma manual
  6. ¿Cuáles son los pasos a seguir por el usuario?
  7. ¿Cuáles son los pasos a seguir por la Secretaría Técnica?


1. MÓDULOS NECESARIOS

Para gestionar el control de acceso virtual no será necesario añadir ningún módulo adicional al proyecto, siendo únicamente necesario configurar las opciones de visibilidad correspondientes, en aquellos módulos sobre los que sea necesario registrar el acceso.

Para configurar el control de acceso virtual de un módulo, será necesario dirigirse a Menú lateral > Contenido > Acceder al módulo concreto > Configurar > Visibilidad > Activar de las opciones disponibles, aquellas que apliquen.


2. OPCIONES DE VISIBILIDAD DE UN MÓDULO - Control de acceso

Es este área contamos con la posibilidad de activar el registro y además requerir un tiempo mínimo de tiempo registrado por el usuario.


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*Se recomienda activar una restricción al módulo, permitiendo únicamente su acceso a usuarios registrados o aquellos que tengan un rol concreto, desde el área de restricciones.


3. CONFIGURACIÓN DE ACCESOS

Al igual que el registro de accesos presenciales, se podrá consultar la información desde al área Menú lateral > Usuarios > Accesos. En este área se gestionará la consulta y exportación de accesos registrados (entras/salidas), así como la creación de informes personalizados.

Será necesario activar la visibilidad y configuración de esta información desde el área configurar, para que se muestren los registros correspondientes:

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Al habilitar esta opción en el desplegable, la plataforma mostrará los campos de configuración correspondientes, donde se podrá definir si el registro de entradas y salidas del módulo deberá ser explícito (el usuario es informado) o implícito (el usuario no recibe notificación sobre la recogida de datos). En caso de elegir el registro explícito, la plataforma permitirá personalziar el mensaje que será mostrado al usuario.

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En este área, también será posible definir la visibilidad de un contador de tiempo de la sesión del usuario, en caso que se haya habilitado un control de tiempo mínimo registrado.

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La plataforma dispone de multitud de opciones de consulta en este área que permitirá filtrar la información e incluso renombrar el nombre de las sesiones, en caso que fuera necesario. Para ello solo será necesario navegar entre las distintas áreas del menú superior.


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Ejemplos Registros:

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4. AÑADIR REGISTROS DE FORMA MANUAL

Para añadir un nuevo registro a un usuario concreto, desde el área de Accesos de su ficha, se podrá añadir todo tipo de accesos asociados al usuario, cumplimentando los datos correspondientes:

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5. PASOS A SEGUIR POR EL USUARIO

CONTROL EXPLÍCITO

Registro de Entrada Control Explícito: los usuarios, deberán aceptar el registro asociado a su sesión, a través del mensaje que aparecerá al acceder al módulo en una ventana emergente.

Registro de Salida Control Explícito: del mismo modo que en el registro de entrada, el usuario deberá aceptar el registro final de su sesión, a través del mensaje que aparecerá en pantalla, al cerrar la ventana actual o al hacer click sobre otra sección diferente del sitio web.


CONTROL IMPLÍCITO

Registro de Entrada Control Implícito: los usuarios, no deberán realizar ninguna acción concreta, el sistema recogerá el registro asociado a su sesión sin notificar al usuario. El tiempo comenzará a contabilizar desde que el usuario accede al módulo.

Registro de Salida Control Implícito: del mismo modo que en el registro de entrada, el usuario no deberá realizar ninguna acción concreta, una vez cierre la página de navegación o cambie de sección dentro de la web, se registrará el fin de su sesión iniciada quedará registrado.


6. PASOS A SEGUIR POR LA SECRETARÍA TÉCNICA

- Configuración de opciones de visibilidad del módulo/ al sobre los que realizar control de acceso virtual.

- Configuración Accesos usuarios.

- Realizar pruebas entrada/salida del módulo antes del evento para garantizar que la configuración definida es correcta.

- Revisar en el área de Accesos de usuarios cómo queda reflejada la información registrada tras las pruebas y exportar datos.


¿Qué módulos se necesitan para gestionar el control de Acceso Presencial?

MÓDULOS NECESARIOS

El mecanismo de control de acceso presencial se gestiona a través de dos módulos específicos: Acreditaciones y Control de accesos.

Para añadir ambos módulos al contenido del proyecto, será necesario dirigirse a Menú lateral > Contenido > Añadir Nuevo > Acreditaciones / Control de acceso.

Cuando ambos módulos estén integrados en el contenido del proyecto, funcionarán de forma complementaria entre sí. 

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¿Cómo se crean las acreditaciones y los códigos QR?

CREACIÓN DE ACREDITACIONES Y CÓDIGOS QR

Un proyecto únicamente podrá contar con un módulo de tipo Acreditaciones, por lo tanto, el diseño de las acreditaciones será siempre el mismo para todas ellas.

La diferencia entre unas acreditaciones y otras, podrá gestionarse a través de los roles asignados a los usuarios. En cada acreditación, aparecerá la etiqueta del rol que corresponda en cada caso, pudiendo así contar con acreditaciones de distintos grupos: prensa, ponentes, asistentes, expositores, etc.

Ejemplo Acreditaciones:

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Módulo Acreditaciones: esta funcionalidad permite configurar el diseño de las acreditaciones, así como, la generación automática del código QR asociado a la acreditación de cada usuario del Directorio del proyecto.  A través de la lectura de este código, se registrará en la plataforma los accesos (entradas/salidas) de los asistentes del evento, que podrán ser consultadas y exportadas desde Menú lateral > Usuarios > Accesos.

Esta información quedará vinculada a la ficha de usuario correspondiente en el Directorio.

¿Cómo se exportan las acreditaciones y los códigos QR?

EXPORTACIÓN DE ACREDITACIONES Y CÓDIGOS QR

Descarga masiva de Acreditaciones - Fichero PDF

Todos las acreditaciones del proyecto, podrán ser exportadas en un fichero .zip de forma masiva, que contendrá cada acreditación independiente en formato PDF.

Disponible desde Menú lateral > Contenido > Acreditaciones > Exportar Acreditaciones


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Descarga masiva de Códigos QR - Fichero Excel

Todos los códigos QR del proyecto, podrán ser exportados en un fichero excel de forma masiva desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Exportar > Campo Acreditación QR. El fichero descargado incluirá una columna con el enlace al código QR correspondiente. Este enlace abrirá una pestaña en paralelo con el código.

Ejemplo: https://www.merlin.do/client-public-qr/proyectoprueba1/amarin@gooveris.com/6220b4fa1d491


Descarga individual de Acreditaciones - Fichero PDF

La ficha de cada usuario en el Directorio, contará con un acceso directo a su propia acreditación, que permitirá su consulta y descarga manual.

Disponible desde Menú lateral > Usuarios > Directorio  > Ficha de Usuario > Acreditaciones


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¿Cómo se leen las acreditaciones?

LECTURA DE CÓDIGOS QR

Módulo Control de acceso: esta funcionalidad permite realizar el registro de acceso (entradas/salidas) de los usuarios, a través de la lectura del Código QR de la acreditación. Para ello, será necesario tener instalada la aplicación móvil que incluya el módulo. Este será el único modo de lectura posible, ya que los códigos QR no podrán ser leídos por ninguna otra aplicación externa a la plataforma.

La aplicación podrá realizar la lectura desde un dispositivo móvil: teléfono, ipad, o tótem; descartando la posibilidad de control de accesos presenciales vía tornos o mecanismo similares.

Los usuarios no necesitarán presentar su acreditación impresa, ya que con la presentación en pantalla del código QR desde su dispositivo móvil, se podrá realizar la lectura correctamente.

Pantalla de gestión de acceso presencial en el dispositivo:


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¿Cómo consultar y descargar los accesos registrados?

CONSULTA Y DESCARGA DE ACCESOS 

Desde al área Menú lateral > Usuarios > Accesos se gestionará la consulta y exportación de accesos registrados (entras/ salidas), así como la creación de informes personalizados.

La plataforma dispone de multitud de opciones de consulta en este área que permitirá filtrar la información e incluso renombrar el nombre de las sesiones, en caso que fuera necesario. Para ello solo será necesario navegar entre las distintas áreas del menú superior.


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Ejemplo registros:

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Añadir accesos de forma manual (presencial/virtual)

REGISTRAR ACCESOS DE FORMA MANUAL

Para añadir un nuevo registro a un usuario concreto, desde el área de Accesos de su ficha, se podrá añadir todo tipo de accesos (Presencial/Virtual, Entrada/Salida) asociados al usuario, cumplimentando los datos correspondientes:


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Acceso presencial: Pasos a seguir por el usuario

Acceso presencial: PASOS A SEGUIR POR EL USUARIO

Será necesario facilitar a los usuarios la acreditación correspondiente (QR incluido) para que puedan acreditarse al acceder / salir del evento.

La acreditación y/o el código QR podrán ser facilitados con el mensaje de bienvenida tras su registro o inscripción, podrá ser enviada mediante la acción masiva de reenvío de email de bienvenida, o bien, se podrá habilitar en el proyecto un área de privada, y facilitarles el documento a los usuarios autenticados, para que de forma autónoma puedan acceder y descargar su acreditación.

Registro de Entrada: los usuarios, deberán presentar su código QR en el punto de acceso al evento, que deberá ser leído por la organización a través del dispositivo móvil habilitado para ello.

Registro de Salida: del mismo modo, el usuario deberá dirigirse al equipo o dispositivo móvil habilitado, para registrar la salida correspondiente a través de una nueva lectura de su acreditación, siguiendo el mismo procedimiento que en la entrada.


*Si el proyecto cuenta con el formato APP, se recomienda animar a los usuarios a descargarla desde stores y utilizarla para presentar su acreditación, impulsando así el número de descargas de la aplicación y su nivel de interacción por parte de los asistentes. Si la app será utilizada únicamente para gestionar el control de accesos no será necesario.

Acceso presencial: pasos a seguir por la Secretaría Técnica

Acceso presencial: PASOS A SEGUIR POR LA SECRETARÍA TÉCNICA


- Configuración y diseño de módulo Acreditaciones.

- Pruebas de impresión de Acreditaciones. Descargar el diseño en el formato que corresponda e imprime un acreditación de prueba para ver cómo se ajusta el contenido al diseño.

Tamaños disponibles:

  • Formato A4 con 4 cuatro cuadrantes
  • Formato A4 con 2 cuatro cuadrantes
  • Formato A4 con 1 cuatro cuadrante
  • Formato A5 con 2 cuatro cuadrantes
  • Formato A5 con 1 cuatro cuadrantes
  • Formato A6 con 1 cuatro cuadrantes
  • Formato tarjeta: 8,5cm x 12,5xm
  • Formato tarjeta: 6,5cm x 10,5xm
  • Formato etiqueta zebra LP2844
  • Formato etiqueta zebra LP2844 (apaisado)

*Más información en el propio módulo.


- Configuración módulo/s Control de Acceso.

- Descarga del proyecto en formato APP en un dispositivo móvil. Acceder al módulo Control de acceso y realizar lectura de QR.

- Realizar pruebas de escaneo de código QR antes del evento para garantizar que la configuración definida es correcta.

- Revisar en el área de Accesos de usuarios cómo queda reflejada la información registrada tras las pruebas y exportar datos.

- En caso se quiera reenviar las acreditaciones a los usuarios en un momento diferente al momento de la inscripción:

Existen 3 posibilidades de gestión:

1. Reenvío del email de bienvenida a través de una acción masiva desde el Directorio del proyecto.

Desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Acciones masivas > Acción: Reenviar email de bienvenida


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2. Reenvío manual de forma usuario por usuario desde el Directorio del proyecto.

Desde Menú lateral > Usuarios > Directorio > Ficha usuario > Acceso >  Reenviar email de bienvenida

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3. Activar el módulo en el área privada, para que cada usuario de forma autónoma pueda acceder en cualquier momento a su acreditación.

Mantener visible el módulo Acreditaciones e incluirlo en el área privada creada para los usuarios autenticados. 


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Para poder incluir en el submenú de área privada el módulo Acreditaciones, solo será necesario editar la configuración del módulo > Información > Sección padre.

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VISTA PREVIA DEL USUARIO AL ACCEDER A LA ACREDITACIÓN 


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¿Qué módulos se necesitan para gestionar el control de Acceso Virtual?

MÓDULOS NECESARIOS

Para gestionar el control de acceso virtual no será necesario añadir ningún módulo adicional al proyecto, siendo únicamente necesario configurar las opciones de visibilidad correspondientes, en aquellos módulos sobre los que sea necesario registrar el acceso.

Para configurar el control de acceso virtual de un módulo, será necesario dirigirse a Menú lateral > Contenido > Acceder al módulo concreto > Configurar > Visibilidad > Activar de las opciones disponibles, aquellas que apliquen.

Opciones de visibilidad de los módulos con control de acceso virtual

OPCIONES DE VISIBILIDAD DE UN MÓDULO - Control de acceso

Es este área contamos con la posibilidad de activar el registro y además requerir un tiempo mínimo de tiempo registrado por el usuario.


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*Se recomienda activar una restricción al módulo, permitiendo únicamente su acceso a usuarios registrados o aquellos que tengan un rol concreto, desde el área de restricciones.

Configuración de accesos de usuarios (presenciales y virtuales)

CONFIGURACIÓN DE ACCESOS

En el proyecto, será necesario configurar desde el inicio, el registro de accesos correspondiente para que el sistema recoja la información llegado el momento.

Una vez esté configurada esta parte, el registro de accesos presenciales y virtuales, se podrá consultar y exportar, gestionando estas opciones desde desde el propio área Menú lateral > Usuarios > Accesos. Aquí también será posible realizar informes personalizados que facilitarán en gran medida el trabajo con la información de accesos.


En la parametrización de preferencias será necesario elegir si se quiere registrar los accesos virtuales y presenciales o solo los presenciales:


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Al habilitar la opción doble en el desplegable, la plataforma mostrará los campos de configuración correspondientes, donde se podrá definir si el registro de entradas y salidas del módulo deberá ser explícito (el usuario es informado del control realizado por la plataforma) o implícito (el usuario no recibe notificación sobre la recogida de datos). En caso de elegir el registro explícito, la plataforma permitirá personalizar el mensaje que será mostrado al usuario.

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En este área, también será posible definir la visibilidad de un contador de tiempo de la sesión del usuario, en caso que se haya habilitado un control de tiempo mínimo registrado.

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La plataforma dispone de multitud de opciones de consulta en este área que permitirá filtrar la información e incluso renombrar el nombre de las sesiones, en caso que fuera necesario. Para ello solo será necesario navegar entre las distintas áreas del menú superior.


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Ejemplos Registros:

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Acceso virtual: pasos a seguir por el usuario

Acceso virtual: PASOS A SEGUIR POR EL USUARIO

CONTROL EXPLÍCITO

Registro de Entrada Control Explícito: los usuarios, deberán aceptar el registro asociado a su sesión, a través del mensaje que aparecerá al acceder al módulo en una ventana emergente.

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Registro de Salida Control Explícito: del mismo modo que en el registro de entrada, el usuario deberá aceptar el registro final de su sesión, a través del mensaje que aparecerá en pantalla, al cerrar la ventana actual o al hacer click sobre otra sección diferente del sitio web.


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CONTROL IMPLÍCITO

Registro de Entrada Control Implícito: los usuarios, no deberán realizar ninguna acción concreta, el sistema recogerá el registro asociado a su sesión sin notificar al usuario. El tiempo comenzará a contabilizar desde que el usuario accede al módulo.

Registro de Salida Control Implícito: del mismo modo que en el registro de entrada, el usuario no deberá realizar ninguna acción concreta, una vez cierre la página de navegación o cambie de sección dentro de la web, se registrará el fin de su sesión iniciada quedará registrado.

Acceso virtual: pasos a seguir por la Secretaría Técnica

PASOS A SEGUIR POR LA SECRETARÍA TÉCNICA

- Configuración de opciones de visibilidad del módulo/s sobre los que realizar control de acceso virtual.

- Configuración Accesos usuarios.

- Realizar pruebas entrada/salida del módulo antes del evento para garantizar que la configuración definida es correcta.

- Revisar en el área de Accesos de usuarios cómo queda reflejada la información registrada tras las pruebas y exportar datos.

Informe y Métricas de Accesos

Dentro de las opciones de exportación de registros de accesos, la plataforma ofrece la posibilidad de obtener la información a partir de informes personalizados o a través de la consulta de métricas generales disponibles.


INFORMES PERSONALIZADOS

Creación de informes:

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PASO 1

Desde aquí será posible filtrar la exportación de accesos de los usuarios, eligiendo si queremos descargar la información de todos lo usuarios del Directorio del proyecto, filtrar por roles, o bien indicar un usuario concreto:


PASO 2

A continuación se podrá definir el tipo de exportación que se quiere realizar, eligiendo entre las dos opciones disponibles, en base a sí será necesario conocer los créditos asignados o solamente necesitaremos descargar los accesos registrados por los usuarios.


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PASO 3

En el siguiente campo, será necesario seleccionar la sesión o sesiones sobre las que necesitamos hacer el análisis:


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PASO 4

En los siguientes pasos se definirán el resto de filtros a aplicar sobre los datos:

- TIPO DE REGISTRO: entrada / salida o cualquier tipo (está opción devolverá todos los registros)

- Fechas de registro


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Por último, la plataforma ofrece la oportunidad de guardar la configuración definida como plantilla de configuración favorita, para ello se activará el check disponible y se definirá un nombre para el informe.


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En ocasiones posteriores, será posible acceder a esta configuración y trabajar con ella (opciones: cargar, ejecutar, eliminar), para ello será necesario dirigirse a la pestaña superior "Configuraciones favoritas" que aparecen en el menú del área Informe:


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GESTIÓN DE MÉTRICAS DE ACCESOS

Para consultar las métricas generales de los accesos de un proyecto, accederemos desde el área de Accesos de los usuarios > Métricas.

En este área será posible consultar la información global y detallada de los registros, con la posibilidad de aplicar distintos filtros para visualizar los datos correspondientes en pantalla:

ACCESOS GLOBALES

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Para aplicar filtros sobre la información global, definiremos la parametrización deseada utilizando los distintos campos disponibles (fechas y sesiones).

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Los filtros aplicarán tras hacer click en el botón "Enviar" que aparece debajo de las opciones de configuración de filtros.


Además, el sistema también permite conocer información detallada sobre los accesos:

- El número de usuarios únicos con acceso, ya que un usuario puede registrar más de un acceso y más de un tipo de acceso.
- El número de accesos diferenciando entre entradas y salidas. Información también representada en %.


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- Análisis de accesos por día
- Análisis de accesos por hora

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